Чем отличается офис менеджер от секретаря?

С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.

Определения

Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.

Секретарь

Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.

Сравнение

Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.

Офис-менеджер

Если офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.

Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.

Офис-менеджер Секретарь
Контролирует работу офиса Выступает правой рукой руководителя
Является управленцем Не имеет права самостоятельно принимать решения
Организатор Исполнитель
Обладает более широким кругом обязанностей Функции несколько уже
К соискателю не предъявляется высоких требований Кандидат на должность подбирается с учетом пожеланий начальства и его представлений об идеальном помощнике

Секретарь и офис-менеджер: «две большие разницы»
Хотелось бы узнать, каков круг обязанностей у секретаря и чем они отличаются от функций офис-менеджера? Или это тождественные должности? Просто офис-менеджер звучит красивее…
И. Егорова.
г. Железнодорожный, Московская область
Слово «секретарь» обозначает должность человека, нанятого отдельным лицом или компанией для помощи при работе с корреспонденцией, для ведения делопроизводства и организации деловых встреч. Термин возник из выражения «хранитель секретов» и впервые был официально закреплен Петром I в Регламенте 1724 года.
В прежние времена секретари пользовались сравнительно высоким положением, и должность эта считалась достаточно престижной и респектабельной. Ныне наметилось падение престижа и статуса секретаря. Роль секретаря во многих фирмах рассматривают как помощь шефу — от написания писем до покупки цветов его жене.
Правда, есть другая крайность. На должности секретаря многие руководители хотят видеть высокообразованного человека, но в то же время заставляют заниматься его работой, для выполнения которой не требуются ни особые знания, ни особые способности.
И еще один момент: сегодня чуть ли каждая административная должность называется «секретарь», хотя функции у административных работников могут быть самые разные, как, разумеется, и зарплата.
Так кто же он, секретарь? Все определяется характером порученной ему деятельности. Это может быть машинистка, офис-менеджер, секретарь-референт, секретарь, помощник, инспектор по дело производству, техник-организатор делопроизводства и т.д.
В Квалификационном справочнике должностей рабочих и служащих приведена общая характеристика должностей для соотнесения их с соответствующими обязанностями или квалификационными навыками, которыми сотрудник должен владеть. Поэтому при составлении должностной инструкции секретаря необходимо определить не только название должности и систему подчинения, но и круг его обязанностей.
Несмотря на различие в функциональных обязанностях секретаря в государственном учреждении и в коммерческой организации, должностные обязанности секретаря типичные.
В круг обязанностей секретаря входит:
— обработка корреспонденции,
— работа на телефоне,
— организация встреч и командировок руководителя,
— встреча посетителей,
— подготовка совещаний,
— работа с исполнителями,
— регистрация, контроль, оперативное хранение документов,
— систематизация и формирование дел, подготовка их для сдачи в архив.
Таким образом, функциональные обязанности секретаря можно разделить на два блока: документационное обеспечение управления и бездокументационное обеспечение управления.
К документационному обеспечению управления относятся: документирование деятельности аппарата управления, обработка корреспонденции, регистрация, контроль и систематизация документов, подготовка документов к передаче на архивное хранение.
К обязанностям по бездокументационному обслуживанию можно отнести: ксерокопирование материалов и документов, отправление и прием факсов, набор документов на компьютере, ведение информационно-поисковой и справочной работы, телефонное обслуживание, организацию приема посетителей, подготовку переговоров и совещаний, подготовку командировок руководителя и планирование рабочего дня.
Словом, секретаря, скорее всего, можно отнести к категории технических исполнителей.
Иное дело — офис-менеджер. Тут уже требуются знания в области документоведения и документационного обеспечения управления.
Должность «офис-менеджер» появилась сравнительно недавно, лет десять-двенадцать назад. В условиях рыночных отношений руководитель стремится к концентрации управленческих и исполнительских функций, или, иными словами, к совмещению нескольких должностей. Поэтому ему нужен не просто технический специалист для обработки корреспонденции и дежурства на телефоне, а специалист, который бы занимался кадровой и управленческой деятельностью. Соответственно и заработная плата у такого специалиста должна быть больше.
Словом, обязанности офис-менеджера шире, чем обязанности секретаря, так как в них входят функции по управлению и обработке информационной части документов. Офис-менеджер участвует в определении миссии организации, разрабатывает и планирует вопросы стратегического развития. 6 обязанности офис-менеджера может входить:
— установление рынков сбыта и потенциальных клиентов;
— совершенствование качества оказываемых услуг;
— координация и контроль договорной деятельности.
В зависимости от специфики деятельности организации на офис-менеджера могут возлагаться и обязанности по определению возможных источников обеспечения фирмы необходимыми кадрами, осуществлению представительских функций. Он также организует, координирует и контролирует вопросы внутренней среды жизнедеятельности организации:
— участвует в подготовке, оформлении и издании организационно-распорядительных документов;
— разрабатывает организационную структуру, программы развития персонала, перспективные и текущие планы внедрения информационных технологий;
— участвует в разработке бизнес-планов;
— организует и проводит совещания, переговоры, презентации, рекламные кампании;
— осуществляет функции подбора, оценки, учета, стимулирования, повышения квалификации персонала.
В зависимости от масштаба деятельности организации офис-менеджер выполняет функции управления персоналом и другие обязанности, полностью или частично. Если частично, то в организации создаются специализированные подразделения: отдел кадров, служба по связям с общественностью, отдел договоров и претензионной работы, служба защиты информации и др.
Офис-менеджер может выполнять обязанности заведующего канцелярией или общего отдела. В этом случае он:
— руководит работой служб документации, документационного и информационного обеспечения деятельности организации (учет, контроль исполнения, поиск, справочная работа, экспертиза ценности документов, их оперативное и архивное хранение, аналитическая работа с информацией для принятия решений);
— организует внедрение автоматизированных информационных систем, принимает участие в проектировании и актуализации баз и банков данных; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков;
— изучает, обобщает и реализует в деятельности организации передовой отечественный и зарубежный опыт по вопросам организации процессов управления, документационного обеспечения и управления персоналом;
— разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам информационного и документационного обеспечения; организует и контролирует работу по защите информации;
— обеспечивает, совместно с другими руководителями подразделений, приобретение, ввод в эксплуатацию, эффективное функционирование и сохранность оргтехники и средств вычислительной техники.
Квалификационные характеристики, предъявляемые к офис-менеджеру, таким образом, выше, чем у секретаря руководителя. Офис-менеджер должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую, коммерческую, информационную и документационную Деятельность организации, работу с персоналом;
— рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса; основы маркетинга, теорию менеджмента, макро- и микро-экономики, делового администрирования, теорию и практику работы с персоналом, формы и методы ведения рекламных кампаний и работы с общественностью;
— порядок разработки коммерческих условий, соглашений, договоров, контрактов, основы бухгалтерского учета;
— основы социологии, психологии и мотивации труда, этику делового общения, основы делопроизводства;
— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления: методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем, нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
— основы программирования, методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
— основы научной организации управленческого труда и организационного проектирования; основы охраны труда и эргономики.
Столь высокие требования, предъявляемые к офис-менеджеру, обусловливают то обстоятельство, что на эту должность обычно принимаются лица, имеющие профессиональное высшее образований и стаж работы в должности документоведа первой категории не менее трех лет.
Л. Доронин
старший преподаватель ГУ.
Источник: Служба Кадра № 2 2003